Kiedy umowa na czas określony staje się bezterminowa?

Czy pracodawca musi poinformować o przedłużeniu umowy 5 dni przed jej końcem?

Nie. Kodeks pracy nie przewiduje terminu, w którym pracodawca powinien poinformować pracownika, czy po zakończeniu umowy na czas określony zaproponuje mu następną umowę. Nie istnieje więc ogólna zasada, zgodnie z którą brak informacji na 5 dni przed końcem zatrudnienia powoduje automatyczne przedłużenie umowy albo jej zmianę w umowę na czas nieokreślony.

Pięciodniowy termin występuje w Kodeksie pracy, ale dotyczy innej sytuacji. Jeżeli pracodawca zawiera umowę na czas określony poza zwykłymi limitami z powodu obiektywnych przyczyn leżących po jego stronie, powinien w ciągu 5 dni roboczych od zawarcia takiej umowy zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy i wskazać przyczyny jej zawarcia. Jest to obowiązek wobec Państwowej Inspekcji Pracy, a nie termin na przekazanie pracownikowi decyzji o dalszym zatrudnieniu.

W praktyce warto porozmawiać o dalszej współpracy przed końcem umowy, jednak jest to kwestia organizacyjna i negocjacyjna, a nie warunek automatycznego przedłużenia zatrudnienia.

Co dzieje się w dniu zakończenia umowy na czas określony?

Zgodnie z art. 30 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy umowa o pracę na czas określony rozwiązuje się z upływem czasu, na który została zawarta. Nie jest do tego potrzebne wypowiedzenie ani dodatkowe oświadczenie pracodawcy. Jeżeli w umowie wskazano, że trwa ona do konkretnego dnia, ten dzień jest co do zasady ostatnim dniem zatrudnienia.

Jeżeli strony chcą kontynuować współpracę, powinny zawrzeć kolejną umowę albo uzgodnić zmianę dotychczasowej umowy przed jej zakończeniem. Sam fakt, że pracownik liczył na dalsze zatrudnienie, odbył rozmowę z przełożonym lub nie otrzymał informacji o zakończeniu współpracy, nie wystarcza do przedłużenia umowy.

Pracodawca może zaproponować umowę na czas nieokreślony, kolejną umowę na czas określony albo zakończyć współpracę. Swoboda ta jest jednak ograniczona ustawowymi limitami umów terminowych.

Kiedy umowa na czas określony staje się umową na czas nieokreślony?

Obecnie obowiązuje zasada wynikająca z art. 25¹ Kodeksu pracy: łączny okres zatrudnienia na podstawie umĂłw o pracę na czas określony zawieranych między tym samym pracownikiem i pracodawcą nie moĹźe przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba takich umĂłw nie moĹźe przekraczać trzech. Szersze zasady przedstawia omĂłwienie rodzajĂłw, limitĂłw i najwaĹźniejszych ryzyk umĂłw o pracę w 2026 r..

Pracownik jest uznawany za zatrudnionego na czas nieokreślony:

• od dnia zawarcia czwartej umowy na czas określony albo
• od dnia następującego po upływie 33 miesięcy zatrudnienia terminowego.

Nieaktualna jest wcześniejsza reguła, według której trzecia kolejna umowa stawała się bezterminowa, jeżeli przerwa między umowami nie przekraczała miesiąca. Obecnie co do zasady dopiero czwarta umowa powoduje skutek bezterminowy, a długość przerw między kolejnymi umowami nie zeruje limitu. Nawet długa przerwa nie pozwala automatycznie rozpocząć liczenia umów i miesięcy od początku, jeżeli umowy są zawierane między tym samym pracownikiem i tym samym pracodawcą.

Jeżeli strony w trakcie obowiązywania umowy uzgodnią, że praca będzie wykonywana dłużej niż pierwotnie ustalono, takie przedłużenie traktuje się od następnego dnia po pierwotnym terminie zakończenia jako zawarcie nowej umowy na czas określony. Może więc ono zużyć kolejny numer z limitu trzech umów. Przy sporządzaniu kolejnego kontraktu warto też sprawdzić najczęstsze błędy w umowach o pracę na czas określony.

Kiedy limity 3 umów i 33 miesięcy nie obowiązują?

Limity nie mają zastosowania do kaĹźdej umowy terminowej. Zgodnie z art. 25¹ § 4 Kodeksu pracy wyłączenie moĹźe dotyczyć umĂłw zawartych:

• w celu zastępstwa pracownika podczas jego usprawiedliwionej nieobecności,
• w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
• w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
• z powodu obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy, jeĹźeli umowa słuĹźy zaspokojeniu rzeczywistego, okresowego zapotrzebowania i jest niezbędna w świetle wszystkich okoliczności.

Przy wyjątku dotyczącym zastępstwa warto osobno sprawdzić prawa pracownika przy umowie na zastępstwo i zasady zakończenia zatrudnienia.

Cel albo okoliczność uzasadniająca zastosowanie wyjątku powinna zostać wskazana w umowie. Nie wystarczy samo nazwanie umowy "sezonową" albo wpisanie ogólnego zdania o potrzebach pracodawcy. W razie sporu znaczenie mają rzeczywiste okoliczności zatrudnienia.

Przy umowie zawartej z powodu obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy pracodawca ma dodatkowo obowiązek zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy w ciągu 5 dni roboczych od dnia zawarcia umowy. Ten obowiązek nie dotyczy zwykłej decyzji o nieprzedłużaniu umowy z pracownikiem.

Czy dalsza praca po upływie umowy oznacza nową umowę?

Jeżeli po upływie terminu umowy pracownik nadal wykonuje pracę, a pracodawca świadomie dopuszcza go do obowiązków, przyjmuje rezultaty pracy i wypłaca wynagrodzenie, okoliczności mogą wskazywać, że strony zawarły nową umowę o pracę, także w sposób dorozumiany. Nie należy jednak przyjmować, że każda obecność pracownika w zakładzie po terminie automatycznie tworzy nowy stosunek pracy. Gdy zamiast kolejnej umowy o pracę pracodawca proponuje zlecenie, trzeba ocenić, kiedy umowa zlecenia zamiast etatu może prowadzić do ustalenia stosunku pracy.

Kluczowe jest ustalenie zgodnej woli stron. Znaczenie mogą mieć między innymi polecenia przełożonego, grafik, e-maile, dostęp do systemów, ewidencja czasu pracy, wypłata wynagrodzenia oraz wiedza osoby uprawnionej do działania w imieniu pracodawcy. Podobnej analizy wymaga kontrakt B2B wykonywany jak etat i związane z nim ryzyka dla firmy oraz wykonawcy.

Pracodawca powinien zawrzeć umowę na piśmie, a jeĹźeli wcześniej uzgodniono ją ustnie, przed dopuszczeniem pracownika do pracy powinien potwierdzić na piśmie strony umowy, jej rodzaj i warunki. Niedopełnienie tego obowiązku moĹźe stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Brak pisemnego potwierdzenia nie oznacza jednak sam w sobie, Ĺźe nowa umowa jest bezterminowa. Jej rodzaj ustala się na podstawie woli stron, okoliczności oraz zastosowania limitĂłw z art. 25¹ Kodeksu pracy. JeĹźeli dokument nie wskazuje miejsca wykonywania obowiązkĂłw, warto osobno sprawdzić, czy umowa o pracę bez miejsca pracy jest dopuszczalna.

Jeżeli strony spierają się o to, czy i na jakich warunkach doszło do dalszego zatrudnienia, rozstrzygnięcie może należeć do sądu pracy. Pracownik powinien zabezpieczyć dowody wykonywania pracy i niezwłocznie poprosić o pisemne potwierdzenie zatrudnienia. Jeżeli pracodawca oczekuje wykonywania obowiązków na próbę przed podpisaniem kolejnej umowy, warto również sprawdzić roszczenia przy pracy próbnej bez umowy.

Czy ciąża przedłuża umowę na czas określony?

Szczególny wyjątek przewiduje art. 177 § 3 Kodeksu pracy. Umowa na czas określony albo umowa na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która miałaby rozwiązać się po upływie trzeciego miesiąca ciąży, co do zasady przedłuża się do dnia porodu.

Reguła ta nie dotyczy umowy na czas określony zawartej w celu zastępstwa pracownika podczas jego usprawiedliwionej nieobecności. Przedłużenie umowy do dnia porodu nie powoduje również, że umowa staje się bezterminowa. Kończy się ona w dniu porodu.

Ocena spełnienia warunków ochrony zależy od daty zakończenia umowy, zaawansowania ciąży i rodzaju zawartej umowy. W indywidualnej sprawie warto oprzeć się na dokumentacji medycznej i treści umowy.

Co powinien zrobić pracownik przed końcem umowy?

1. Sprawdzić datę zakończenia. Należy ustalić ostatni dzień zatrudnienia wskazany w umowie lub aneksie do umowy o pracę.
2. Policzyć umowy i miesiące. Trzeba uwzględnić wszystkie umowy na czas określony zawarte z tym samym pracodawcą, z zastrzeżeniem ustawowych wyjątków.
3. Zapytać o dalszą współpracę na piśmie. E-mail nie tworzy obowiązku przedłużenia umowy, ale pozwala jednoznacznie ustalić stanowisko stron.
4. Nie rozpoczynać kolejnego dnia pracy bez ustaleń. Jeżeli pracodawca poleca dalszą pracę, należy poprosić o dokument określający rodzaj umowy i jej warunki.
5. Zachować dowody. W razie dalszej pracy bez dokumentu warto zabezpieczyć grafik, korespondencję, potwierdzenia logowania, listy obecności i dowody wypłaty wynagrodzenia.

Jeżeli kolejna umowa ma być zawarta na część etatu, warto dodatkowo sprawdzić, jak zapisać godziny ponadwymiarowe w umowie o pracę na część etatu, aby warunki rozliczania pracy ponad umówiony wymiar były jasne.

Aktualne przepisy dotyczące umów o pracę można również sprawdzić w serwisie: Kodeks pracy. Jeżeli wcześniejszym etapem zatrudnienia była próba, warto też sprawdzić zasady zawierania i ponawiania umowy na okres próbny.

Jeżeli przy kontynuacji zatrudnienia pracodawca proponuje zmianę dotychczasowych warunków, warto rozróżnić wypowiedzenie zmieniające a aneks. Gdy zmiana dotyczy samego rodzaju kontraktu, przydatne jest porównanie, czy zmiana rodzaju umowy o pracę wymaga aneksu czy nowej umowy. Jeśli nowa umowa wiąże się z finansowanym przez pracodawcę szkoleniem i obowiązkiem pozostania w zatrudnieniu, osobno trzeba przeanalizować lojalkę szkoleniową przy zatrudnieniu.

Jeżeli kolejny etap zatrudnienia dotyczy osoby małoletniej, trzeba dodatkowo uwzględnić zasady zatrudnienia osoby niepełnoletniej, w tym wymagane zgody, badania i czas pracy. Przy szukaniu nowego etatu warto również pamiętać, że w określonych sytuacjach nieprawdziwe informacje w CV mogą uzasadniać zwolnienie.

Jeżeli przed podpisaniem kolejnej umowy strony posługiwały się wstępnymi deklaracjami, warto sprawdzić, jakie znaczenie ma list intencyjny przed zatrudnieniem. Przy samym kontrakcie trzeba też zweryfikować dodatkowe ograniczenia, takie jak zakaz pracy u konkurencji, a przy równoległym zatrudnieniu u kilku podmiotów również możliwy konflikt interesów.

Znaczenie mają również ustalenia dotyczące sposobu i miejsca wykonywania obowiązków. Praca zdalna w umowie oraz praca hybrydowa w umowie powinny być opisane tak, aby strony wiedziały, gdzie i na jakich zasadach praca ma być świadczona. Jeżeli pracownik jest cudzoziemcem, przed kontynuacją współpracy trzeba dodatkowo sprawdzić zasady dotyczące zatrudnienia cudzoziemca na umowę o pracę.

Najczęściej zadawane pytania

Podsumowanie

Brak informacji od pracodawcy, nawet na kilka dni przed końcem umowy, nie przedłuża automatycznie zatrudnienia. Umowa na czas określony kończy się z upływem ustalonego terminu, chyba że strony zawrą kolejną umowę albo zastosowanie znajdzie ustawowy skutek bezterminowy lub szczególny wyjątek. Najczęściej umowa staje się bezterminowa po zawarciu czwartej umowy na czas określony albo po przekroczeniu 33 miesięcy zatrudnienia terminowego. Dalsza praca po terminie może prowadzić do zawarcia nowej umowy, lecz jej rodzaj należy ustalić na podstawie konkretnych okoliczności.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w szczegĂłlności art. 25¹, art. 29, art. 30 i art. 177 - Elektroniczny Dziennik Ustaw.
2. Państwowa Inspekcja Pracy, informacje o rodzajach umów, limitach umów terminowych i nawiązaniu stosunku pracy - Stosunek pracy.
3. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, informacje o nawiązaniu stosunku pracy i umowach na czas określony - Nawiązanie stosunku pracy.